Lid van de Orde van organisatiekundigen en -adviseurs

Organisatieopstellingen brengen echte oorzaken aan het licht

Hoe vaak maken wij niet mee dat organisatieproblemen hardnekkiger blijken dan we dachten of dat een beleidsstrategie steeds weer dreigt te mislukken. Ondanks de goede bedoelingen van alle betrokkenen en allerlei externe adviezen, lukt het niet de problemen op te lossen. De oorzaak moeten we in zulke gevallen zoeken in de werking van het organisatiesysteem: op een dieper niveau. Via een organisatie-opstelling kunt u op een snelle en eenvoudige wijze inzicht in het krachtenveld van een organisatie (of netwerk van organisaties) verkrijgen. Lees hieronder meer over de achtergronden van deze fascinerende methodiek, die wij al diverse keren met veel succes in organisaties toegepast hebben.

Systemische problemen hebben meestal te maken met één van de volgende factoren:

• er is onduidelijkheid of onenigheid over de plek van individuen of groepen in de organisatie: medewerkers voelen zich niet gezien
• de balans van geven en nemen (materieel of immaterieel) is niet in orde: medewerkers voelen zich niet gewaardeerd of actoren in een netwerk worden genegeerd
• er is geen éénduidige ordening of deze wordt niet gerespecteerd: leiders verzuimen echt leiding te geven of krijgen de kans niet daarvoor

Door middel van een organisatieopstelling wordt op een uiterst directe en efficiënte wijze inzicht geboden in de werking van deze factoren. Hierdoor worden deelnemers geholpen om hun eigen plek in de organisatie in te nemen, waardoor de dynamiek verandert en zowel de mensen als het hele systeem beter kunnen functioneren. De ervaring leert dat mensen door deelname aan een opstelling een duidelijk besef krijgen wat de eigen plek in de organisatie inhoudt of hoe de eigen organisatie in het krachtenveld staat. Het op diep niveau kennen van deze plek en de positie die andere medewerkers afdelingen of organisaties innemen, geeft ruimte voor acceptatie, zingeving en koers- bepaling.

Opstellingen zijn op vele manieren bruikbaar bij organisatie- en beleidsontwikkeling. Iedereen die deel uitmaakt van een organisatiesysteem (of van een netwerk van organisaties) kan daar een vraag over stellen. Randvoorwaarde is wel dat de inbrenger zelf een persoonlijk belang bij de vraag heeft. Opstellingen starten altijd vanuit het perspectief van de inbrenger.

Enkele mogelijkheden om opstellingen te gebruiken zijn:

• als diagnose instrument: wat is er aan de hand in deze organisatie of in dit krachtenveld van organisaties?
• als evaluatie-instrument: welk effecten hebben de geplande veranderingen op de organisatie?
• als marketinginstrument: wat is de betekenis van ons nieuwe product voor onze organisatie en onze klanten?
• als coachingsinstrument: waar sta ik nu, welke plaats neem ik in de organisatie en wat belemmert mij in mij ontwikkeling?
• als instrument bij beleidsontwikkeling: wat is de kans van slagen van verschillende beleidsopties?

In een opstelling kan niet alleen een organisatie centraal staan, maar ook een netwerk van organisaties. Naast personen en afdelingen van organisaties, kunnen bovendien ook immateriële zaken, zoals ‘het doel’, ‘het geld’, ‘de strategie’, ‘de tijd’ of ‘het dilemma’ opgesteld worden.

Hoe verloopt een opstelling?
Voor het maken van een organisatieopstelling zijn er verschillende werkvormen mogelijk:

1. de opstelling met representanten van buiten
2. de opstelling met representanten uit de eigen organisatie
3. de opstelling met houten figuren
    

1. De opstelling met representanten van buiten.
In het geval van een ‘zwaar’ conflict, waarbij de emoties hoog opgelopen zijn, is het raadzaam een opstelling te doen met neutrale representanten van buiten. De cliënt, meestal degene met de leidinggevende in de organisatie of afdeling, stelt de representanten op intuïtieve wijze op in de ruimte. De representanten vertegenwoordigen dan de betrokkenen bij het probleem. Na het opstellen gaat de cliënt zitten en kijkt, samen met andere medewerkers van de organisatie, naar wat er in de opstelling zichtbaar wordt.

De begeleider stelt vragen aan de representanten over hun ervaringen op de betreffende plek in het ‘systeem’ en verplaatst hen zonodig. Wanneer een juiste plek voor alle leden uit het systeem is gevonden, kan de cliënt (wanneer hij of zij dat wil) zijn eigen plaats binnen het systeem innemen en de veranderingen ervaren.

De wijze waarop de representanten hun ervaringen tijdens een opstelling weergeven, biedt vaak een grote mate van herkenning aan de medewerkers van de organisatie. Wanneer posities aangepast en relaties opgehelderd zijn, leidt dat meestal tot een voor iedereen merkbare opluchting.

De duur van een opstelling kan variëren van 15 minuten tot meer dan een uur.

2. De opstelling met representanten uit de eigen organisatie
Bij minder complexe problemen is het mogelijk een opstelling te doen met representanten uit de organisatie zelf. Niemand vertegenwoordigt in dat geval de eigen positie. Iedereen die als ‘stand-in’ gevraagd wordt. staat dus op een onbekende plek. Het verloop van de opstelling is verder identiek aan de bij 1. beschreven variant. Deze werkwijze is eveneens uitermate geschikt voor beleidsopstellingen, waarbij emoties minder een rol spelen. In zo’n beleidsopstelling worden representanten bijvoorbeeld gevraagd voor één van de beleidsopties te gaan staan. Hoewel zulke opties uitermate complex kunnen zijn, blijkt een opstelling toch een waardevolle aanvulling op andere instrumenten. Het inzicht van de deelnemers in het krachtenveld van het beleid wordt erdoor uitgebreid en verdiept.

3. De opstelling met houten figuren
Als onderdeel van een coachingstraject werken we regelmatig met opstellingen waarbij houten figuren gebruikt worden. De cliënt verplaatst zich dan beurtelings in de positie van de andere betrokkenen en neemt van daar uit het veld waar. Alleen al deze rolwisseling leidt vaak al tot een verdieping van het inzicht in de aard van de situatie.

Thema's voor een opstelling
Voorbeelden van thema’s uit de organisatiesfeer zijn:

• onzekerheid over positie en ambitie
• regelmatig terugkerende conflicten op het werk
• draagvlak voor ingrijpende veranderingen, zoals reorganisaties en fusies
• onduidelijkheid in leiderschap
• strijd tussen verschillende delen van de organisatie of organisaties in een netwerk
• grote mate van verloop of ziekteverzuim
  kans van slagen van cultuurverandering
• relatie tussen bedrijf en klanten
  financieringsproblematiek

Voorbeelden van thema’s uit de sfeer van beleid en strategie zijn:

• de betekenis van een bepaalde beleidsoptie voor de actoren in het krachtenveld
• belemmeringen bij realisering van een strategie
• de structuur van een keuzedilemma
• factoren die bijdragen aan bereiking van een doel
• de haalbaarheid van een beleidsexperiment

Begeleiding
Tony Weggemans treedt op als organisator en begeleider van organisatie-opstellingen. Hij volgde daarvoor de opleiding `Consultant Systeemdynamiek´ van Klaus Grochowiak en Egbert Kinds. Hij is lid van het landelijk netwerk van begeleiders van organisatieopstellingen. Voor meer informatie over de toepassing van de methodiek kunt u bij hem terecht.

Verdere achtergrondinformatie

* Esther van der Valk, Wieger Janse en Tony Weggemans, Werken met de onzichtbare kwaliteiten van de organisatie, in: Kwaliteit in Praktijk, Kluwer, november 2008. Ook gepubliceerd in: Management Tools, Kluwer, 2009. Download dit artikel.

* Wieger Janse & Tony Weggemans, De organisatieopstelling: de verbazing voorbij. Een beschrijving van een praktijksituatie, in PANTA - Transpersoonlijk tijdschrift, voorjaar 2008. Download dit artikel.

* Esther van der Valk, Wieger Janse en Tony Weggemans, De organisatieopstelling: zonder woorden in gesprek, in: M&O, oktober 2007. Download dit artikel.

Rob Pranger en Tony Weggemans, De markt voor organisatieopstellingen, Tilburg: IVA / Universiteit Tilburg, 2006.Download dit rapport.